Pour les professionnels, les bureaux en open space présentent de nombreux avantages : réduction des coûts liés aux travaux d’aménagement, amélioration de la communication interne ou encore renforcement de la cohésion des équipes. Mais ces nouveaux environnements de travail peuvent rapidement devenir bruyants et inadaptés s’ils sont mal conçus. Découvrez nos 5 meilleurs conseils pour un aménagement d’open space réussi !
Penser au confort des salariés
Limiter le bruit
On le sait, le fléau numéro un du travail en open space est le bruit. Il nuit à la concentration et augmente la sensation de fatigue. Pour un environnement de travail apaisé et calme, la première action à mener pour bien aménager votre open space est de réduire le bruit dans les espaces partagés. Pour cela, de nombreuses solutions existent (nécessitant ou non la réalisation de travaux) :
- Choisir des revêtements de sol atténuant le son ambiant et les bruits d’impact comme une moquette. Une alternative sans travaux est possible si vos locaux sont déjà aménagés : les tapis décoratifs.
- Installer des panneaux acoustiques au plafond, au mur ou au sol. La plupart des modèles proposés peuvent s’installer à différents endroits et sont assez esthétiques.
- Isoler les postes de travail avec des cloisons phoniques ou des pare-vues anti-bruit.
- Aménager des espaces dédiés aux appels téléphoniques ou aux réunions.
Choisir du mobilier de bureau ergonomique
Un open space bien conçu prend en considération la santé de ses collaborateurs. Or, rester assis toute une journée peut devenir très inconfortable avec un mobilier et une position inadaptés. Fatigue, douleurs chroniques, déconcentration : des désagréments qui peuvent être réduits efficacement grâce à un mobilier de bureau ergonomique.
Définir des sous-espaces
Par définition, un open space est un espace ouvert. Mais cela n’empêche pas de trouver des astuces pour créer des sous-espaces. Utilisez par exemple vos meubles de rangement, des revêtements de sol différents ou une signalétique pour séparer visuellement différents pôles.
Pour un aménagement du lieu efficace, pensez à l’articulation des différents services entre eux et à la circulation des informations.
Quels collaborateurs ont besoin de communiquer en permanence ? Qui est amené à téléphoner ou à se déplacer souvent ? Il sera peut-être judicieux d’isoler (ou d’éloigner physiquement) les postes de travail dynamiques de ceux qui demandent plus de silence et de concentration.
Dans la même optique, si la configuration de vos locaux vous le permet, n’hésitez pas à créer un espace de travail dédié aux échanges. Qu’il s’agisse d’une rapide mise au point ou d’une réunion de travail plus longue, encouragez vos salariés à communiquer dans cette zone plutôt que depuis leur bureau pour ne pas nuire à la concentration des autres.
Vous pouvez également installer des phones boxes afin que vous collaborateurs puissent passer des coups de fil en étant isolés.
Respecter le besoin d’intimité des collaborateurs
Les espaces de travail partagés peuvent parfois être « pesants » pour les salariés, en particulier s’ils disposaient auparavant d’un bureau individuel. Pour respecter ce besoin d’intimité que chacun peut ressentir à un moment de la journée, quelques moyens simples peuvent être mis en œuvre :
- installer des pare-vues pour les bureaux face à face ;
- éviter autant que possible d’installer des postes de travail dos à une porte ou à une circulation ;
- prévoir quelques rangements individuels pour que chacun puisse trouver facilement ses effets personnels.
Garder de la flexibilité
L’aménagement d’un open space est souvent réfléchi à un instant donné dans la vie d’une entreprise. Or, son organisation et son évolution ne sont pas immuables. Accueil d’un(e) stagiaire, d’un intervenant externe, mouvements de personnel, recrutements : l'organisation des bureaux doit vous permettre de réagir à ces changements de situation sans réalisation de travaux supplémentaires.
Privilégiez donc le mobilier modulable ou réversible. Évitez notamment les meubles arrondis qui trouvent difficilement leur place dans les changements d’organisation. Si votre superficie le permet, vous pouvez prévoir un à deux bureaux supplémentaires pour accueillir de nouvelles personnes.
Autre tendance en termes de flexibilité des espaces : le flex office. Ce système, très apprécié des espaces de coworking et des start-up, signifie « sans bureau fixe ». Les collaborateurs disposent d’un équipement de travail nomade (ordinateur portable, tablette), et s’installent où ils le souhaitent à leur arrivée dans les locaux. Un environnement de travail moderne qui répond aussi à la généralisation du télétravail.
Enfin, si vous envisagez une rénovation de bureaux, tentez d’anticiper au maximum l’emplacement des équipements électriques. Prévoyez vos alimentations en nombre suffisant pour éviter le cheminement de câbles au sol et l'installation (non conseillée) de multiprises.
Personnaliser l’espace grâce à un mobilier chaleureux
Pour agencer un espace de travail confortable, n’hésitez pas à décorer vos locaux professionnels. La décoration des bureaux en open space est loin d’être un élément superflu de votre aménagement. Plantes, luminaires esthétiques, mobilier chaleureux : tous ces détails participent grandement à améliorer la qualité de vie au travail de vos collaborateurs et donnent une âme à votre aménagement intérieur. Vos bureaux ne sont plus seulement ressentis comme un espace de travail mais comme un lieu de vie agréable dans lequel vos salariés se sentent bien.
L’éclairage est également un point à étudier pour favoriser la concentration et le bien-être. Privilégiez autant que possible la lumière naturelle, tout en évitant de placer des postes de travail dos aux fenêtres.
Pour réduire vos dépenses, pensez à intégrer des meubles de bureau d’occasion. Vous trouverez certainement du mobilier professionnel de qualité à moindre coût.
Vous souhaitez améliorer l’espace de travail de vos collaborateurs ? N’hésitez pas à nous contacter pour nous parler de votre projet. Nous étudierons sa faisabilité et vous proposerons une solution adaptée à vos locaux, votre fonctionnement et votre budget.