Assistant(e) administratif(ve)
Vous souhaitez vous investir au sein d’une agence d’architecture éco responsable à impact positif ? Vous voulez contribuer à agir contre le changement climatique en travaillant depuis n’importe où dans le monde ?
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Si oui, continuez à lire...
Votre rôle est de soutenir l’Atelier dans la gestion administrative de l’entreprise
Votre rôle consiste à répondre et relancer par mail et téléphone les différents partenaires, entreprises et clients de l'Atelier Infini. Vous serez également en charge de remplir des dossiers administratifs.
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Pour ce rôle, l'agence a besoin de quelqu’un de disponible et investi dans le projet, aligné avec nos valeurs.
Le lieu : À distance ou sur place à Rouen en plein centre-ville.
La rémunération : Cette offre est pour une personne à son compte. Il ne s’agit pas d’une offre d’emploi salarié. Elle est à déterminer ensemble.
Le temps de travail : Le besoin actuel est d’environ 1h à 2h par jour, le matin. Structure grandissante, ce besoin est amené à grandir au fur et à mesure de l’évolution de l’entreprise.
VOS MISSIONS
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Gérer les mails et relances des entreprises, des partenaires et des clients.
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Effectuer les relances par téléphone également.
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Gérer les devis, factures, le logiciel de comptabilité (Tiime).
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Demander des échantillons, appeler les fournisseurs pour la traçabilité des produits que nous recommandons.
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Répondre à des concours ciblés : start-up écologique. (Exemple : Normandy4Good).
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Compléter des fichiers administratifs liés au concours ou appel d'offres. (DC4, DC2 etc).
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Rentrer des factures sur Chorus.
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Mettre à jour les présentations de l'agence et les personnalisés suivant les prospects sur Canva.
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Créer des process ou méthode de travail lisible par tous dans l'équipe lié dans l'admin afin de faire grandir l'entreprise.
QU’ATTENDONS-NOUS DE NOTRE CHARGE(E) DE VENTE
Incontournable
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Vous êtes inspiré(e) par notre mission d'entreprise : Concevoir des aménagements intérieurs éco responsables pour les professionnels ayant un impact positif.
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Vous êtes une personne attentive aux détails, organisée, proactive, curieuse et positive.
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Vous êtes capable de prendre des initiatives, d'anticiper les besoins, est à l'aise à l'orale comme à l'écrit pour interagir avec nos partenaires, en ligne ou en présentiel.
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Vous avez une grande autonomie et une capacité à rechercher par vous -même.
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Vous avez une orthographe irréprochable.
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Vous savez utiliser un logiciel de comptabilité comme Tiime.
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Vous maîtrisez la suite Office : Excel, Word.
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Vous maîtrisez des outils numériques comme Google drive, Slack, Canva, Asana.
Le petit truc en +
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Vous aimez créer des systèmes pour gagner du temps et éviter de refaire les mêmes choses : mise en place par exemple de mail automatique. Toujours en train de voir comment obtenir un maximum de résultats avec un minimum de ressources et documenter les façons de faire.
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Vous maîtrisez le vocabulaire lié à l’architecture et au chantier.
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Vous savez remplir des documents liés aux appels d’offres et vous connaissez sur le bout des doigts la paperasse architecturale.
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Vous êtes toujours en train de te former (via des livres, formations, évènements, ...) pour être meilleur.
NOS VALEURS
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La satisfaction client est notre valeur numéro 1. Notre principal réseau est celui du bouche-à-oreille. Nous travaillons également avec les mêmes clients pour plusieurs projets. On est toujours à la recherche du "c’est super".
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Avoir un impact positif sur l’environnement. Nous apportons des chiffres, de la transparence : Nous contrôlons l’ensemble des matériaux : conception mais aussi fabrication et origine des matériaux. Nous calculons notre impact.
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La qualité avant tout : Rendre toujours le meilleur et devenir une référence dans l’agencement intérieur éco responsable pour les pro.
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Ecologie mais pas que : Solutionner des problèmes spatiaux, acoustiques, d’ergonomie.
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Esprit collaboratif : Valorisation des artisans et du savoir-faire local.